Agent d'administration

Sous l'autorité de la Cheffe de Service Administratif, vous assurez l'accueil, la gestion administrative et la coordination des activités de l'établissement. Vos principales missions sont :
Accueil et communication
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, familles, partenaires et intervenants.

- Réceptionner, orienter et transmettre les appels et les informations.

- Veiller à la qualité de l'accueil et au bon fonctionnement de l'espace dédié.

Gestion administrative
- Assurer le traitement, la rédaction, la mise en forme, le classement et l'archivage des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.

- Gérer les courriers entrants et sortants ainsi que leur diffusion.

- Mettre à jour les tableaux de bord, plannings, agendas et différents outils de suivi.
- Transmettre les bons de commandes aux prestataires, bordereau de livraison et factures au comptable.

- Assurer la gestion et le suivi des commandes de l'établissement destinés aux différents services de l'établissement.


Suivi des usagers
- Assurer le suivi administratif des admissions et des sorties.

- Préparer les dossiers d'accueil (contrat de séjour, livret d'accueil, convocations, notifications MDPH.).

- Assurer le suivi des présences et absences des jeunes accueillis.

- Coordonner les transports des usagers et adapter les plannings en fonction des besoins.

Gestion administrative RH
- Participer au suivi administratif des dossiers du personnel.

- Organiser les visites auprès de la médecine du travail.

- Assurer le suivi administratif des formations.

- Contribuer à la mise à jour du registre du personnel et au classement des dossiers RH dans le respect des procédures.

Travail en équipe
- Collaborer étroitement avec la direction, les chefs de service et le comptable.

- Participer à l'amélioration continue des pratiques administratives et institutionnelles.

- Garantir la confidentialité des informations traitées et le respect des procédures de l'établissement.



Formation
- Bac professionnel Gestion-Administration, Secrétariat ou BTS Support à l'Action Managériale (SAM), Gestion de la PME ou équivalent.

Expérience
- Une expérience de 2 ans minimum sur un poste similaire est souhaitée.

- Une connaissance du secteur médico-social constitue un atout.

Compétences
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).

- Aisance dans la rédaction de courriers, comptes rendus et documents administratifs.

- Bonne capacité d'organisation, de planification et de gestion des priorités.

- Connaissance des procédures administratives courantes et des outils de gestion documentaire.

Qualités personnelles
- Sens de l'accueil et excellent relationnel.

- Organisation, rigueur et autonomie.

- Réactivité et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

- Esprit d'équipe et sens du service.

- Discrétion professionnelle et respect absolu de la confidentialité.

- Capacité d'adaptation auprès de publics en situation de vulnérabilité.



Poste en CDI temps plein.
Poste basé à Arnouville.
Rémunération base SMIC selon expérience (CCN 66).