Assistant / Assistante de gestion administrative

Mission :
Assurer, sous l'autorité de la direction de l'unité, la coordination et la réalisation des activités de gestion administrative, financière, des ressources humaines, contractuelle et logistique de l'unité.

Contribuer au bon fonctionnement de la structure en apportant un appui technique et administratif à la direction et aux personnels dans la gestion des moyens, le suivi des activités et l'accompagnement des projets scientifiques et des collaborations partenariales.

Coordonner les relations avec les services des tutelles et les partenaires extérieurs, veiller à l'application des procédures et de la réglementation en vigueur et proposer des outils permettant d'améliorer le suivi et l'organisation des activités de gestion.

Activités :
1. Gestion administrative et ressources humaines:
Assurer la gestion administrative des personnels statutaires et contractuels, de leur recrutement à leur départ, en lien avec les services RH des tutelles (CNRS et Université de Montpellier).
Préparer et suivre les dossiers administratifs relatifs aux recrutements, aux renouvellements de contrats et aux évolutions de situation des personnels.
Conseiller et accompagner la direction et les personnels de l'unité dans leurs démarches administratives, notamment concernant les procédures de recrutement et la réglementation applicable.
Assurer le suivi des dossiers de formation et contribuer à la circulation des informations auprès des personnels.
Élaborer et actualiser les documents et outils de suivi des ressources humaines.

2. Gestion financière et budgétaire:
Préparer les éléments nécessaires aux demandes annuelles de moyens auprès des tutelles (CNRS et Université de Montpellier), notamment dans l'outil DIALOG.
Assurer le suivi de l'exécution budgétaire et des dépenses selon leur nature et leur origine de financement (FEDER, ADEME, ANR, CNRS, Région, contrats industriels).
Réaliser des tableaux de bord, des états financiers et des bilans permettant de suivre la consommation des crédits et d'identifier les écarts budgétaires.
Préparer les éléments nécessaires aux enquêtes, évaluations et demandes d'informations relatives aux moyens de l'unité.
Assurer le traitement et le suivi des commandes, des factures et des opérations de gestion courante dans le respect des procédures et des règles de la commande publique.
Participer à la préparation des dossiers d'achat et des procédures de consultation pour l'acquisition d'équipements.
Assurer le suivi administratif et financier des missions des personnels, notamment pour les déplacements sur le terrain, les opérations de récolte, les congrès et les échanges avec la Nouvelle-Calédonie.
Apporter un appui administratif et financier au montage et au suivi des projets scientifiques et des collaborations avec les partenaires publics et privés.

3. Gestion administrative et logistique des locaux

Assurer le suivi administratif et financier des locaux occupés par l'unité, en lien avec la direction et les interlocuteurs concernés.
Participer au suivi des relations avec l'agglomération de Montpellier et les différents prestataires intervenant sur les sites.
Assurer le suivi des dispositions administratives et financières relatives aux locaux : loyers, charges, fluides, sécurité, entretien, maintenance et travaux.
Coordonner les demandes d'intervention et assurer le suivi de leur réalisation.
Organiser et suivre les prestations logistiques nécessaires au fonctionnement des différents sites : stockage, gardiennage, nettoyage, sécurité et maintenance.
Contribuer à la bonne application des dispositions prévues dans les conventions et contrats relatifs à l'occupation des locaux.
Assurer le suivi des équipements et des moyens matériels mis à disposition de l'unité.

4. Gestion administrative et suivi des relations contractuelles et partenariales

Assurer le suivi administratif des conventions et contrats conclus avec les partenaires institutionnels, scientifiques et industriels.
Préparer et suivre les dossiers administratifs et financiers relatifs aux collaborations et aux prestations réalisées par l'unité.
Participer à la préparation des éléments financiers nécessaires à la contractualisation avec les partenaires.
Contribuer à l'élaboration et à l'actualisation des grilles tarifaires applicables aux prestations et collaborations industrielles.
Assurer le suivi des engagements contractuels et des échéances administratives et financières.
Préparer les éléments nécessaires aux demandes d'autorisation de facturation et assurer leur suivi auprès des services compétents des tutelles.
Assurer l'interface administrative avec les services de valorisation et les services contractuels des tutelles.

5. Coordination administrative et amélioration des procédures

Coordonner la circulation des informations administratives et financières entre les personnels de l'unité, la direction et les services des tu.