Gestionnaire de stocks et secrétariat administratif - DPDD

RESPONSABILITÉS :

Sous l'autorité du Chef du Service Technique, vous aurez pour mission principale d'assurer la gestion courante des stocks du service ainsi que le secrétariat administratif courant dudit service. À ce titre, vos activités principales sont les suivantes :
- Réceptionner les livraisons et vérifier leur conformité avec le bon de commande, en quantité et en qualité
- Mettre en rayon les fournitures et matériaux (port de charges)
- Distribuer le matériel et assurer la traçabilité
- Participer au contrôle des stocks
- Accompagner l'évolution des outils et procédures de gestion
Vous aurez des activités secondaires, comme par exemple :
- Rédiger, mettre en forme, saisir et diffuser les documents administratifs et assurer le suivi des dossiers
- Mettre à jour et exploiter les bases de données et outils de gestion administratif
- Gérer le courrier entrant et sortant (réception, enregistrement, diffusion, suivi, traçabilité)
- Organiser les agendas, réunions et rendez-vous ; préparer les dossiers, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions
- Classer, numériser et archiver les documents dans le respect des règles de conservation et de confidentialité
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, partenaires et personnels, les informer et les orienter dans leurs démarches
- Participer à la circulation de l'information au sein du service et entre les services
- Appliquer les procédures et la réglementation en vigueur dans le domaine d'activité

PROFIL RECHERCHÉ :

Agents titulaires de la fonction publique ou contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement) ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et de formation (entre 1600 € et 1665 € nets mensuels pour les contractuels expérimentés)
Formation et expérience attenduex : Formation initiale en gestion administrative et au moins 2 ans d'expérience en secrétariat polyvalent
Connaissances souhaitées :
- Maîtrise indispensable des techniques de gestion administrative et de gestion de stocks
- Connaissance des règles de communication écrite et de la réglementation de base
- Bonne culture bureautique et numérique (Word, Excel, messagerie, bases de données)
- Notions de gestion documentaire et d'archivage
Savoir-faire :
- Assurer l'accueil, l'information et l'orientation des usagers
- Rédiger, mettre en forme et suivre les documents et dossiers administratifs
- Organiser les agendas, réunions et échéances
- Mettre à jour des outils de suivi et des bases de données
- Appliquer les procédures et assurer la circulation de l'information
Savoir être :
- Sens du service public et de la confidentialité
- Rigueur, fiabilité et sens de l'organisation
- Aisance relationnelle et qualité d'écoute
- Réactivité et capacité d'adaptation
- Esprit d'équipe et autonomie