Responsable Coordination et Performance Administratif.ve Groupe

Objectif du poste

Coordonner, accompagner et suivre les Collaboratrices administratives du Groupe afin de garantir la qualité des dossiers clients, fournisseurs, le respect des procédures et la bonne utilisation du logiciel interne.

Favoriser l'autonomie, la proactivité et l'amélioration des pratiques administratives, en lien avec la référente terrain.

Missions principales

Coordination et accompagnement des Collaboratrices administratives :

- Coordonner et animer les 18 Collaboratrices administratives à distance ;

- Organiser des visioconférences collectives et une réunion en présentiel par trimestre ;

- Suivre la bonne réalisation des missions et le respect des délais ;

- Accompagner les Collaboratrices dans leur organisation quotidienne ;

- Développer leur autonomie, leur proactivité et leur prise d'initiative ;

- Rappeler les attendus, identifier les difficultés et remonter les dysfonctionnements à la Direction.

Contrôle et qualité administrative

- Vérifier la qualité et la conformité des différents sujets ;

- Contrôler le respect des procédures administratives du Groupe ;

- Suivre la fiabilité dans l'outil informatique interne ;

- Identifier les erreurs récurrentes et mettre en place des actions correctives ;

- Effectuer des contrôles et audits réguliers en lien avec la Chargée QSE du Groupe ;

Suivi de la performance administrative

- Mettre en place et suivre des indicateurs de performance ;

- Suivre les dossiers en attente, les retards et les relances ;

- Identifier les blocages et proposer des solutions ;

- Effectuer des reportings réguliers auprès de la Direction.

Procédures et amélioration continue

- Rédiger, actualiser et simplifier les procédures administratives du Groupe ;

- Harmoniser les méthodes de travail entre les agences ;

- Créer des supports et fiches de bonnes pratiques ;

- Veiller à la bonne application des procédures ;

- Identifier les besoins d'évolution et d'amélioration du logiciel interne.

Formation et animation terrain - En binôme avec la référente terrain

- Collaborer avec la référente terrain pour identifier les besoins d'accompagnement et de formation ;

- Préparer ensemble les actions de formation et les remises à niveau ;

- Partager les anomalies et difficultés identifiées lors des contrôles pour orienter les interventions terrain ;

- Participer, selon les besoins, aux visites et accompagnement en agences ;

- Contribuer à l'harmonisation et au partage des bonnes pratiques ;

- Assurer conjointement le suivi des plans d'action définis à la suite des visites.

Compétences et qualités attendues

- Maîtrise des procédures administratives ;

- À l'aise avec l'informatique (CRM, Excel, Word, etc.) ;

- Organisation, rigueur et autonomie ;

- Sens de l'écoute, pédagogie et leadership ;

- Capacité à coordonner et fédérer une équipe à distance ;

- Esprit d'analyse et capacité à identifier les axes d'amélioration ;

- Proactivité, communication et travail en équipe.

Profil

Formation

- Bac +2 minimum

Expérience

- Expérience souhaitée en Management et en gestion administrative, minimum 3 ans

Statut

- Cadre, forfait jours

Rémunération

- 3000,00 € brut / mois + participation aux bénéfices

Rémunération : 3 000,00€ par mois

Lieu du poste : En présentiel