Groupe IGENSIA Education - Assistant administratif / Assistante administrative

Nous recherchons dans le cadre d'un remplacement un/e Chargé/e Administratif et planification en CDD.
VOTRE MISSION : ÊTRE AU CŒUR DE L'ORGANISATION DE NOS FORMATIONS !
Vous aimez coordonner, anticiper et relever des défis au quotidien ? Vous souhaitez occuper un poste polyvalent, au contact de nombreux interlocuteurs et contribuer concrètement à la qualité de nos formations ?
Au sein du Groupe IGENSIA Education, vous jouerez un rôle essentiel dans le bon déroulement des parcours de formation. Véritable interlocuteur(trice) privilégié(e) des équipes pédagogiques, des intervenants et des apprenants, vous assurerez la coordination administrative et organisationnelle des formations.
Vos principales responsabilités seront les suivantes :
ORGANISER ET COORDONNER LES PLANNINGS

Recueillir et consolider les contraintes de planification : disponibilités des intervenants, salles et rythmes de formation.
Construire, publier et contrôler les emplois du temps des groupes et des intervenants.
Garantir la couverture des heures de formation et assurer la communication des plannings.
Anticiper et gérer les imprévus : absences, remplacements et modifications de dernière minute.
Maintenir un lien opérationnel avec les formateurs et les responsables de parcours.
Participer à l'organisation des mobilités internationales et assurer leur suivi administratif.

ASSURER LE SUIVI ADMINISTRATIF ET BUDGÉTAIRE

Participer à la construction des budgets prévisionnels en heures.
Veiller à la cohérence entre les plannings et les budgets validés.
Saisir les bons de commande dans les outils de gestion.
Assurer le suivi administratif des mobilités internationales : conventions, documents administratifs et facturation.

CONTRIBUER À LA RÉUSSITE DES APPRENANTS

Organiser les évaluations, examens blancs et épreuves certificatives.
Assurer les inscriptions et le suivi des sujets d'examen.
Préparer les livrets scolaires, bulletins de notes et documents destinés aux commissions.
Participer à la gestion et à la distribution des diplômes et parchemins.
Assurer le suivi des relevés de compétences.

PARTICIPER À L'AMÉLIORATION CONTINUE

Recueillir les retours des apprenants et des intervenants sur l'organisation des formations.
Identifier les éventuels dysfonctionnements et proposer des solutions d'amélioration.
Contribuer aux audits internes, notamment dans le cadre de la démarche Qualiopi.
Participer à la mise à jour des bases de données et aux différents projets transverses du campus.

Au-delà de votre formation et de votre expérience, nous recherchons avant tout une personne organisée, dynamique et qui aime travailler en équipe !
Vous disposez :

D'une formation Bac+2 en gestion, administration ou dans un domaine similaire.
D'une première expérience dans un poste administratif, idéalement dans le secteur de la formation ou de l'enseignement supérieur.
D'une maîtrise des outils bureautiques et des outils de planification et de gestion de formation.

Vous vous reconnaissez dans ces qualités ?

Vous êtes rigoureux(se) et savez gérer les priorités.
Vous êtes réactif(ve) et savez faire face aux imprévus.
Vous avez un bon relationnel et appréciez les échanges avec différents interlocuteurs.
Vous êtes à l'aise dans un environnement dynamique où polyvalence et organisation sont essentielles.

Alors, nous serions ravis de découvrir votre candidature !