Assistant / Assistante Ressources Humaines (RH)

Avenir Apei est une association à but non lucratif de parents et d'amis de personnes en situation de handicap intellectuel.
Avenir Apei accueille et accompagne, depuis la petite enfance et tout au long de leur vie, des personnes en situation de handicap intellectuel, autistes, polyhandicapées et/ou porteuses d'un handicap psychique, dans ses 21 établissements et services répartis dans 3 pôles (1030 places au total). L'ensemble de ces personnes sont accompagnées par près de 550 salariés.

Foyer de Vie Les Mésanges - 78290 CROISSY

Rattaché au Directeur et en lien avec l'ensemble des professionnels de l'établissement et des services supports du siège l'assistant de direction réalise les missions suivantes :

MISSIONS
Accueil - réception

Gestion et organisation d'agenda, préparation de réunions de travail et réservation de salles
Répondre au téléphone et assurer ponctuellement l'accueil physique de visiteurs, conseiller et accompagner
Prendre des messages et les communiquer aux personnes concernées
Réception et contrôle des livraisons sur site

Secrétariat et gestion administrative

Frappe et référencement de l'ensemble du courrier de l'établissement
Gérer les stocks bureautiques et passer commande
Réaliser de la gestion documentaire
Gérer divers tableaux de bord et tableaux de suivi à la demande de la direction
Assurer des tâches de classement et gérer l'archivage.
Aide à l'actualisation et à la mise en forme des documents
Organiser l'affichage institutionnel, obligatoire et règlementaire de l'établissement et veiller à son actualisation.

Gestion ressources humaines

Accueillir les nouveaux salariés
Diffuser les annonces validées
Constituer le dossier du candidat et assurer la finalisation du recrutement
Suivre les dossiers du personnel (60)
Saisir les variables de paie dans le logiciel paie (EIG )
Réaliser le suivi des congés du personnel
Gérer et saisir les arrêts maladie et accidents de travail et transmettre au service RH
Saisir les déclarations d'accidents de travail
Suivre et organiser les rendez-vous médecine du travail

Gestion des données comptables et fournisseurs

Assurer le suivi des factures pour transmission à la comptabilité, suivi des dépenses caisse
Recherche des fournisseurs, des prestataires, demander des devis
Passer commande de fournitures et matériels
Suivre les notes de frais et préparation des remboursements après validation du CDS ou de la direction

Suivi de la maintenance et des prestataires (en lien avec l'agent technique)

Organiser le suivi général de la maintenance de l'établissement vis-à-vis des prestataires identifiés (GAMMEO)
Faire intervenir en cas de besoin les prestataires adéquats avec lesquels l'établissement est sous contrat, le cas échéant, faire établir des devis pour les nouveaux prestataires,
Mise à jour des informations dans le logiciel métier
Suivi des véhicules de l'IME (RDV révision, contrôle technique, problèmes divers).
Suivre les mises à jour des différents registres obligatoires

Vie institutionnelle

Représenter l'ESMS auprès des autres ESMS de l'association
Participer à des réunions institutionnelles, des groupes de travail ou à des commissions internes ou externes
Participer à la politique d'action et d'amélioration continue de la qualité
Participer à l'actualisation régulière des documents institutionnels.
Maîtrise des logiciels métiers : Octime, EIG, Ageval, IMAGO et Gamméo
Diplômé(e) d'un BTS ou licence et d'une expérience professionnelle d'au moins 3 ans .
Expérience dans le secteur médico-social.

Pour la prise en main du poste, l'assistant(e) administrative RH sera amené à partager son temps entre le foyer de vie et le Siège qui se situe à Carrières-sur-seine pour un accompagnement optimal.

Maîtrise des outils informatiques
Respect de l'intégrité de la personne
Connaissance RH
Règles de classement et d'archivage
Capacités rédactionnelles et de synthèse
Reporting
Travail en équipe
Rendre des comptes à sa hiérarchie
Juste distance professionnelle
Bonne présentation
Sens relationnel
Rigueur et organisation
Sens de l'accueil
Prise d'initiative et réactivité

Conditions :
Selon rémunération CCNT 1966