SECRETAIRE DE DIRECTION

Description :


POSTE À POURVOIR :

- LIEU D'AFFECTATION : 143 Avenue Armand Guillebaud - 92160 ANTONY
- TEMPS DE TRAVAIL : Temps plein (9H-17H)
- TYPE DE CONTRAT : Titulaire, CDI

ACTIVITÉS

* Accueil des personnes (personnalités, usagers, familles)
* Organisation de réunions, visites, conférences, évènements, (réunions des instances)
* Participation à diverses réunions pour secrétariat de séance (Conseil de Surveillance, CSE)
* Prise de notes, frappe et mise en forme des documents (rapport activité-Projet établissement)
* Prise de rendez-vous / gestion des agendas / planning de réservation des salles
* Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
* Enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage de documents

ACTIVITES SECONDAIRES

* Tenue des tableaux de garde




Profil recherché :




PRÉREQUIS

* Connaissance du système hospitalier

SAVOIRS

* BTS Secrétariat et ou gestion administrative
* Utilisation des outils bureautiques - Word, Excel, Outlook power point

SAVOIR-FAIRE

* Savoir organiser et classer des données et dossiers, savoir prioriser
* Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques
* Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous,
* Organiser et prioriser les activités de secrétariat
* Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
* Synthétiser et prioriser les informations pour les transmettre à son responsable
* Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence

SAVOIR-ÊTRE

* Rigueur et confidentialité.
* Capacité d'adaptation.
* Sens de la diplomatie

PARTICULARITÉS/ CONTRAINTES DU POSTE

* Coordination avec la secrétaire DRH/DS et la chargée des relations avec les usagers pour les remplacements.