Assistant de direction 12 mois

A la cellule opérations et sous la responsabilité de l'adjointe opérations à la direction du département, vous serez en charge du secrétariat administratif et technique du département en collaboration avec deux autres assistantes.
Pour la partie secrétariat administratif, vous serez en charge, en tenant compte des procédures ONERA, de :
- Gérer le courrier, le stock des fournitures (stylos, café, cahiers, calendriers...),
- D'établir les ordres de missions du personnel du département avec l'outil interne,
- D'enregistrer et de suivre les demandes de visites dans l'outil interne dédié,
- D'organiser des évènements (soutenance de thèse, séminaires, réunions, etc.) en s'occupant de réserver les salles, enregistrer les participants, réserver les pauses/repas, etc.
- Réaliser le suivi administratif du personnel,
- Recueillir les demandes de cotisations aux sociétés savantes, des abonnements documentaires, de les concaténer et de les transmettre aux services dédiés dans les délais impartis,
- Tenir à jour les fichiers des numéros chronos pour les notes, comptes-rendus, etc.
Pour la partie secrétariat technique, vous serez en charge de :
- D'éditer les rapports techniques des scientifiques du département selon la charte graphique et les procédures en vigueur avec l'outil interne de gestion électronique des documents,
- D'enregistrer et suivre les publications et leurs demandes d'autorisation à publier dans l'outil interne de gestion électronique des documents.