Assistant.e de direction

RESPONSABILITÉS :

Votre environnement :
Au sein de la Direction Partenariats, Entrepreneuriat et Valorisation (DPEV), vous assurez d'une part des missions standards d'assistanat de direction (tenu de l'agenda du directeur, organisation des réunions, gestion des déplacements professionnels...) et, d'autre part, vous réalisez un suivi des activités partenariales en collaboration avec l'équipe DPEV. De plus, vous êtes amené.e à travailler de façon transversale avec les autres entités de l'Ecole (autres directions, service Communication, laboratoires de recherche...) ainsi que des partenaires ou interlocuteurs externes.
Votre challenge et vos missions :
Rattaché.e au Directeur de la DPEV, vous prenez en charge les missions suivantes :
Organisation des réunions transversales internes / externes
- Coordination et organisation des réunions impliquant différentes équipes en interne
- Organisation logistique et administrative des réunions avec des participants externes et partenaires de l'école.
- Gestion des invitations, convocation des participants.
Gestion logistique
- Organisation des réservations de salles.
- Mise en place des salles : disposition, équipements, liens de connexion pour les réunions hybrides ou à distance.
- Commandes associées : petits déjeuners, repas, collations.
Gestion d'agenda
- Gestion de l'agenda du Directeur DPEV : planification, priorisation et suivi des échéances.
- Coordination avec l'équipe interne, les centres, et les partenaires externes pour aligner les agendas et disponibilités.
Suivi administratif des activités partenariales
- Suivi et gestion des dossiers administratifs : classement, suivi des parafeurs.
- Préparation des dossiers en amont des réunions.
- Coordination avec l'équipe DPEV pour assurer le suivi et la mise en relation avec les interlocuteurs externes.
Cette liste n'est pas exhaustive et les missions confiées sont susceptibles d'évoluer en fonction de l'organisation et des missions de la DPEV.

PROFIL RECHERCHÉ :

Diplômé.e Bac+2/3 d'une formation de type secrétariat ou gestion administrative, vous possédez une expérience confirmée en assistanat de direction qui vous a permis de vous positionner comme une personne clé et de confiance auprès d'interlocuteurs internes comme externes.
Vous savez rapidement vous rendre indispensable auprès d'une direction et vous êtes reconnu.e notamment pour votre sens de l'organisation et la gestion des priorités.