Gestionnaire de scolarité odontologie - UFR Santé

RESPONSABILITÉS :

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Définition de la fonction
L'adjoint en gestion de la formation et de la scolarité a pour mission la gestion administrative et logistique d'un ou plusieurs parcours de formations de la préparation du recrutement à la diffusion des résultats d'admission.
Il assure des actes administratifs courants et des opérations de gestion relatifs au parcours de l'étudiant, dans le respect des procédures et de la réglementation en vigueur.
Activité 1 : Gestion administrative et logistique de la formation et de la scolarité
- Accueillir, informer et guider les apprenants dans leurs démarches administratives liées à la scolarité
- Récolter, vérifier, saisir et mettre à jour des données dans les applications de scolarité
- Elaborer et gérer les emplois du temps relatifs au parcours de formation en lien avec l'équipe pédagogique, le service planification et assurer sa mise à jour
- Réaliser le processus des inscriptions administratives et pédagogiques
- Organiser sur les plans administratifs et logistiques les examens liés au parcours de formation : préparer matériellement les sessions d'examens (convocations, listes d'émargement, salles...)
- Assurer la gestion administrative des jurys (préparation des documents, saisie des résultats)
- Assurer le suivi administratif des étudiants tout au long de l'année (absences, publics spécifiques, en situation de handicap, aménagements)
- Gérer la partie administrative des stages (convention, suivi administratif)
- Vérifier et délivrer les attestations de réussite et diplômes (en lien avec le Bureau des Etudes et de la Scolarité)
- Élaboration en coordination avec les responsables pédagogiques du tableau des besoins en cours complémentaires
Activité 2 : Appui au fonctionnement du service
- Participer à la continuité de service en période de forte activité
- Mettre en forme des documents administratifs (courriers, attestations, certificats) ; les classer et archiver conformément à la réglementation
- Appliquer les procédures et consignes transmises


Le poste est ouvert uniquement aux contractuels.
Il est à pourvoir à compter du 01/01/2027.
L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.



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PROFIL RECHERCHÉ :

Nous recherchons les compétences et les qualités suivantes pour ce poste :
Compétences opérationnelles
- Avoir un bon relationnel et savoir s'adapter à différents publics ; savoir les accueillir et les orienter
- Appliquer des procédures administratives
- Saisir et contrôler des données
- Faire preuve d'organisation et savoir prioriser
- Savoir recueillir et transmettre des informations
- Savoir travailler en équipe
- Être en capacité de s'approprier rapidement de nouveaux logiciels spécifiques au domaine
Connaissances
- Connaitre l'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Connaitre la règlementation relative à la formation et à la scolarité (accès, candidatures, inscriptions, examens, bourses, stages, jurys, etc.)
- Savoir utiliser les logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité
- Connaitre les outils de bureautique, les technologies d'information et de communication

Compétences comportementales
- Sens relationnel et diplomatie
- Être dynamique et réactif
- Rigueur / Fiabilité
- Sens de la confidentialité / discrétion professionnelle
- Capacités d'anticipation