Emploi Assistant administratif BTP ROUBAIX

Votre agence Temporis Experts & Cadres Roubaix recrute un(e) Assistant Administratif(ve) BTP H/F pour une PME spécialisée dans la réalisation de dallages industriels de haute qualité.

Notre client intervient sur des projets de construction nécessitant une véritable expertise technique et un suivi rigoureux des différentes étapes des chantiers.

Dans le cadre d'un remplacement pour un arrêt de longue durée, l'entreprise recherche un profil expérimenté, capable de prendre rapidement en main la gestion administrative des dossiers et d'assurer la continuité de l'activité.

La mission est à pourvoir dès à présent, pour une durée qui dépendra de l'évolution de l'absence.

LE POSTE

Vous intégrez une PME à taille humaine, au sein de laquelle vous occupez un poste administratif particulièrement polyvalent.

Votre rôle ?

Assurer le suivi administratif des dossiers, depuis leur ouverture jusqu'à la facturation des chantiers, en passant par la préparation des documents et les échanges avec les différents interlocuteurs.

Vous travaillez en étroite collaboration avec votre binôme, qui prend en charge la partie exploitation, ainsi qu'avec les chargés d'affaires, le service comptabilité et la direction.

Il s'agit d'un poste qui demande une bonne compréhension du fonctionnement d'une entreprise du bâtiment, car vous intervenez sur des documents et des procédures propres au secteur.

Ici, les journées ne se ressemblent pas ! Entre l'ouverture de nouveaux dossiers, le suivi des chantiers, les documents administratifs, la facturation et les relances, vous devez savoir jongler entre plusieurs sujets tout en conservant une organisation rigoureuse.

VOS MISSIONS

Gestion administrative et ouverture des dossiers chantiers

Vous intervenez dès la réception des demandes clients et assurez la bonne constitution des dossiers.

À ce titre, vous êtes notamment amené(e) à :

- Réceptionner et traiter les demandes entrantes des clients
- Procéder à l'ouverture des dossiers chantiers
- Demander et suivre les bons pour accord
- Saisir et mettre à jour les informations dans l'ERP interne
- Vérifier la conformité et la complétude des documents
- Assurer le classement et l'archivage des pièces administratives
- Effectuer les relances nécessaires pour obtenir les documents manquants
- Veiller à la bonne circulation des informations entre les différents interlocuteurs

Votre objectif : garantir des dossiers fiables, complets et correctement renseignés pour permettre le bon déroulement des opérations.

Suivi administratif et préparation des chantiers

Vous participez également à la préparation administrative des interventions.

Vos missions comprennent notamment :

- Prendre contact avec les chargés d'affaires pour organiser les rendez-vous de visite d'inspection commune (VIC)
- Assurer le suivi des démarches administratives liées à la sécurité sur les chantiers
- Rédiger et préparer les Plans Particuliers de Sécurité et de Protection de la Santé (PPSPS)
- Lire et analyser les pièces des marchés
- Vérifier les informations contractuelles et les dispositions relatives aux retenues de garantie
- Contrôler la présence et la conformité des documents nécessaires au démarrage des chantiers
- Assurer les relances et le suivi des pièces administratives

Cette partie du poste nécessite une bonne connaissance du vocabulaire du bâtiment et des procédures administratives liées aux chantiers.

Vous devez être capable de comprendre les documents qui vous sont transmis, d'identifier les informations importantes et de vérifier leur cohérence.

Suivi administratif après chantier et facturation

Une fois les travaux réalisés, vous intervenez sur les différentes opérations administratives et comptables liées aux dossiers.

Vous êtes notamment amené(e) à :

- Assurer le suivi administratif des dossiers après chantier
- Rassembler et contrôler les documents nécessaires à la facturation
- Préparer et réaliser la facturation à l'aide du logiciel spécifique de l'entreprise
- Vérifier la cohérence des informations et des montants facturés
- Effectuer les contrôles nécessaires avant validation
- Transmettre les pièces comptables au service concerné
- Assurer le suivi des dossiers en attente
- Réaliser les relances administratives nécessaires
- Classer et archiver les documents associés aux chantiers

La facturation s'effectue à l'aide d'un logiciel récemment mis en place dans l'entreprise.

Vous devrez donc être capable de vous approprier rapidement son fonctionnement et de faire preuve d'une grande vigilance dans le contrôle des informations saisies.

Coordination et suivi quotidien

Au-delà des tâches administratives, vous occupez une place importante dans la bonne organisation des dossiers.

Vous travaillez quotidiennement avec votre binôme en charge de l'exploitation, mais également avec les chargés d'affaires, la comptabilité et la direction.

Vous assurez notamment :

- La transmission des informations aux bons interlocuteurs
- Le suivi des demandes et des d...