Adjoint en gestion financière et suivi heures complémentaires

RESPONSABILITÉS :

L'adjoint en gestion financière assure la gestion financière et le suivi des heures complémentaires des enseignants vacataires de l'UFR de Droit sous le contrôle de la responsable du service financier de l'UFR.
Activités essentielles :
Gestion des heures complémentaires :
- Constitution des dossiers de recrutement et de paiement pour envoi à la direction des ressources humaines de l'université
- Gestion sur le logiciel OSE dès l'inscription des enseignants jusqu'à la mise en paiement des heures complémentaires, Aide à la gestion des heures de vacations hors enseignement :
- Collecte et saisie des données relatives aux heures de vacations Gestion financière :
- Gestion des commandes sur le logiciel SIFAC : demande de devis, saisie, envoi réception suivi et contrôle ; Suivi des consommables, suivi des locations mobilières.
- Réception, contrôle du service fait et traitement des factures
- Suivi des fournisseurs, demande de création de nouveaux fournisseurs aux services centraux ;
- Élaboration de synthèses, des statistiques et des tableaux de bords concernant le service Activités associées :
- Consigner les procédures applicables dans le domaine,
- Alimenter la base de données dans le domaine de gestion des heures complémentaires
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur Organiser le classement d'un fonds documentaire, Procéder à l'archivage des pièces administratives.
- Appliquer la réglementation et les procédures spécifiques applicables au domaine financier, Planifier son activité,
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes,
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée,
- Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service,
- Savoir transférer ses savoir-faire techniques et sa connaissance sur l'unité et son environnement

PROFIL RECHERCHÉ :

Poste proposé aux agents titulaires de catégorie C - Adjoint technique de recherche et de formation, ou aux agents contractuels de formation niveau BAC ou équivalent justifiant d'une expérience professionnelle significative.
Compétences requises :
- Maîtrise parfaite du logiciel Excel
- Maîtrise des logiciels de bureautique
- Maîtrise de la mise en œuvre des outils informatiques appliqués à la gestion administrative et financière des heures complémentaires (Logiciels : OSE et Identity)
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et financière,
- Connaissance sur l'organisation et le fonctionnement de l'université et de l'UFR,
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement du service financier et de son environnement, Connaissance du domaine fonctionnel de gestion des heures complémentaires et de ses relations avec les autres domaines,
- Savoir hiérarchiser l'importance des courriers, mail et appels téléphoniques
- Savoir organiser et planifier ses activités et faire face aux situations imprévues
- Capacité de travailler en autonomie
- Capacité d'écoute et d'analyse
- Respect des règles de confidentialité
- Etre en mesure de rendre des comptes hebdomadairement
Environnement et contexte de travail :
- Gérer la confidentialité des informations et des données,
- Réception des usagers
- Pouvoir se rendre disponible en en cas d'urgence
Formation et expérience professionnelle souhaitables :
- Expérience dans le domaine des finances publiques Informations complémentaires :
- L'activité s'exerce au sein du service financier et ressources humaines de l'UFR de Droit. Ce poste requiert une importante autonomie d'organisation