Secrétaire médical - CDD

Initiée par Madame Jeanne Garnier en 1842, l'action de l'Hôpital de Fourvière s'inscrit dans une tradition au service des plus démunis.
Une équipe pluridisciplinaire de 300 salariés et de 40 bénévoles assure aujourd'hui la prise en charge et l'accompagnement des personnes âgées.
Établissement ESPIC - Adhérent FEHAP

Ses Missions :
Répondre aux problèmes de santé des personnes âgées en élaborant un projet personnalisé de soins
- Mobiliser les capacités préservées
- Favoriser le maintien à domicile
- Accompagner les familles et les aidants
- Orienter, si besoin, vers l'entrée en institution
- Accueillir et participer à la formation des étudiants en santé

Un rôle central :

- Un parcours de soins intégré médecine et SMR
- Une coordination d'accompagnement du domicile au domicile
- Un établissement support de la filière gérontologique Rhône-Centre au service de la population

Centre gérontologique, l'Hôpital de Fourvière mobilise 300 collaborateurs pour accompagner les personnes âgées. Les consultations externes assurent les consultations mémoire, les évaluations gériatriques et l'orientation vers les ateliers mémoire en hôpital de jour SMR cognitif.
Missions du secrétaire médical :
1. Accueil et prise en charge administrative
- Accueillir, informer et orienter les patients et leurs proches, physiquement et par téléphone
- Vérifier l'identité et les données administratives, assurer les préadmissions et enregistrer les actes dans Hôpital Manager (HM)
- Collecter, numériser et intégrer les documents administratifs et médicaux aux dossiers patients
- Assurer une écoute adaptée, notamment face à la détresse des proches, et orienter vers les interlocuteurs compétents
2. Gestion des rendez-vous et des agendas
- Analyser les demandes, organiser et confirmer les rendez-vous de consultations mémoire, d'évaluations gériatriques et de bilans neuropsychologiques
- Recueillir les documents médicaux nécessaires et transmettre les demandes aux médecins référents pour validation
- Gérer les agendas, les annulations, les reports et les absences des médecins et neuropsychologues
- Organiser les examens complémentaires et assurer le suivi des patients en attente d'ateliers mémoire
3. Gestion et suivi des dossiers médicaux
- Préparer les dossiers de consultation et les documents nécessaires aux médecins
- Saisir les comptes rendus dictés, compléter les fiches informatiques spécifiques (DMA, BNA) et assurer le suivi de leur validation
- Transmettre les comptes rendus et bilans aux patients, médecins traitants et professionnels concernés, notamment via SISRA
- Tracer les envois dans HM, classer les documents et assurer leur numérisation et la destruction sécurisée des documents
4. Organisation des transports et coordination
- Établir les bons de transport
- Coordonner les rendez-vous et échanges avec les médecins, neuropsychologues, l'assistante sociale, les admissions, la facturation et les structures extérieures
5. Gestion des communications
- Traiter les mails individuels et partagés, hiérarchiser les demandes et assurer leur suivi
- Recueillir et transmettre les messages médicaux, demander les documents manquants et réorienter les appels
- Assurer ponctuellement la permanence téléphonique des admissions

Dans le cadre d'une création de poste, nous recherchons un secrétaire médical H/F dans le cadre d'un CDD de 3 mois (possiblement renouvelable), à temps partiel à hauteur de 0.5 ETP pour intervenir les lundis et jeudis au sein du service de consultations externes.
Formation et expérience
- Diplôme de secrétaire médicale (ou équivalent) ; expérience en secrétariat hospitalier appréciée
- Connaissance de la gériatrie ou de la neurologie appréciée
Compétences
- Maîtrise de la bureautique (Word, Excel, messagerie) et aisance avec les logiciels de dossier patient (Hôpital Manager apprécié)
- Bonne maîtrise de la frappe et de la terminologie médicale
- Gestion d'agendas complexes et organisation des plannings
Qualités
- Sens de l'accueil, écoute et patience face à des patients âgés et à leurs proches parfois en détresse
- Rigueur, polyvalence, capacité à gérer plusieurs priorités
- Discrétion et respect du secret professionnel
- Esprit d'équipe, autonomie