Agent d'État Civil

RESPONSABILITÉS :

Rattaché à la Direction de l'Administration Générale et des affaires Juridiques, vous serez affecté à l'accueil de la Mairie de Houilles.
Dans ce cadre, vos missions consisteront à :
1. Accueil des usagers pour diverses démarches administratives
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers dans le service ou à l'accueil de l'Hôtel de ville.
- Gérer les attestations d'accueil : dépôt des dossiers, enregistrement et délivrance.
- Accomplir diverses formalités administratives : inscription sur les listes électorales, recensement citoyen, copies certifiées conformes, légalisations de signature, etc.
- Assurer les formalités relatives à l'obtention et à la délivrance des cartes nationales d'identité et des passeports biométriques.
- Préparer les bordereaux d'expédition des titres de séjour pour la Préfecture.
- Enregistrer les retours des titres d'identité.
- Suivre les recueils et les dossiers incomplets.

2. Accueil des usagers dans le cadre des demandes liées à l'état civil
- Recevoir et prendre acte des déclarations relatives à l'état civil.
- Etablir les différents actes d'état civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès, etc.).
- Gérer les dossiers de cérémonie : enregistrement des dossiers, publication des bans, réservation de salles, etc.
- Assurer la tenue administrative des registres d'état civil : mise à jour des actes en apposant les mentions marginales, etc.
- Assurer le suivi du traitement du courrier : délivrance d'actes, jugements de divorce, livrets de famille, rectifications, etc.
- Transférer les données à l'Insee.
- Traiter la dématérialisation des actes d'état civil (COMEDEC)

3. Gestion administrative des dossiers liés à l'activité funéraire
- Assurer la gestion administrative des cimetières communaux
- Établir des titres de concession : arrêté du Maire portant achat et renouvellement
- Vérifier le droit à la propriété, à l'inhumation et à l'exhumation
- Procéder à l'établissement des autorisations municipales : fermeture de cercueil, crémation, inhumation, exhumation, travaux, etc.
- Assurer le suivi de la facturation
- Collaborer avec le conservateur du cimetière et les opérateurs funéraires

Missions périodiques :
- Recensement de la population
- Élections (selon calendrier électoral) : Préparer les scrutins, le matériel électoral (circulaires, enveloppes, petit matériel du bureau) et aider à la préparation des commissions électorales

PROFIL RECHERCHÉ :

- Maitrise des formalités pour la gestion des cartes d'identité et des passeports
- Connaissances des logiciels métiers : Arpège, Ciril élections, Synbird
- Connaissance de l'instruction générale de l'état-civil
- Utilisation d'un standard
- Grandes qualités relationnelles
- Capacités à gérer les comportements agressifs
- Capacités à prendre du recul
- Grande discrétion et réserves indispensables
- Bonne présentation
- Sens du travail d'équipe
- Capacité à gérer la polyvalence des tâches
- Grande ponctualité