Secrétaire à la Direction Générale

RESPONSABILITÉS :

Organisation du travail :
- Poste à temps plein partagé sur 2 services - Direction Informatique - Direction Générale
- 45 minutes de pause déjeuner
- 25 jours de CA + 14 jours de RTT



Activités - Missions à la Direction Générale :
- Traitement courriers, mails, fax (réception, enregistrement, tri et diffusion)
- Accueil physique et téléphonique : filtrage, orientation
- Gestion des agendas du Directeur et de la Directrice de la stratégie (positionnement de rendez-vous ou des réunions)
- Commande de prestations (repas, réservation véhicule, salles, reprographie, matériels...)
- Traitement, préparation et mise en forme de courriers divers, dossiers, note de service et d'information, ordre de mission, avis de décès, remerciement, réclamation, demande de dossier médical
- Classement et archivage papier et dématérialisé
- Gestion du circuit des parapheurs
- Publication des notes de service et notes d'information sur l'intranet
- Tenue des plannings des congés pour le Directeur et les Directeurs-adjoints sur AGILETIME, édition des états compteurs et suivi du CET du Directeur
- Suivi des tableaux de garde de direction, diffusion du directeur de garde auprès des services concernés tous les jeudis
- Saisie du tableau de garde sur l'intranet
- Enregistrement, archivage et diffusion des conventions après signature
- Envoi des vœux selon liste préétablie et validée par le DG
Relations professionnelles :
- Le directeur Général
- L'ensemble de l'équipe de Direction, les attachés d'administration hospitalière, les chefs de pôles
- L'ARS, sa Délégation territoriale et les autres administrations
- Les structures de soins publiques, privées
- Les usagers, les associations

PROFIL RECHERCHÉ :

Niveau de formation et d'expérience :

- BAC secrétariat obligatoire
- BTS secrétariat recommandé
- 2 années d'expérience professionnelle à minima.

Savoir-faire et compétences attendus :

- Polycompétences
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel et la discrétion
- Sens du relationnel et de la hiérarchie
- Connaissance de l'établissement (fiabilité des informations)
- Rigueur et rapidité dans l'exécution des tâches
- Adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Optimiser les plannings de travail, de rendez-vous, de visites
- Travail en équipe
Connaissances requises (description / degré) :
- Accueil téléphonique
- Secrétariat
- Bureautique
- Technologies de l'information et de la communication (NTIC)
- Classement et archivage
- Communication / relations interpersonnelles
- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
- Droit hospitalier
- Droit de la fonction publique