AGENT ADMINISTRATIF EN CHARGE DE LA COMMUNICATION DES DOSSIERS PATIENTS ET DES CONTENTIEUX

Description :


Secteur : Direction des Affaires Juridiques et des relations avec les usagers

Domaine : Affaires juridiques et relations usagers



Missions du poste

a) DEMANDES DE COMMUNICATION DES DOSSIERS MÉDICAUX DES SITES DE GRENOBLE ET VOIRON



* Réception des demandes émanant des patients ou de leur famille (ayant droit, parents, tutelle.)
* Retour fait à ces demandes expliquant la procédure à suivre (pièces à fournir notamment)
* Validation de la demande (ou demande d'éléments complémentaires) - être attentifs aux documents transmis
* Recherche des différents services dans lesquels le patient a séjourné dans le logiciel en vigueur (Cristal ou autre logiciel). Des vérifications sont indispensables car les informations données par les demandeurs sont souvent imprécises (ex : uniquement l'année d'hospitalisation)
* Transmission de demandes aux services concernés (secrétaire référente ou secrétaire dédiée) via le logiciel Qualnet (saisie des informations + scan à joindre à la demande)
* Gestion des appels téléphoniques des demandeurs souhaitant connaître la procédure de transmission du dossier médical ou pour le suivi de leur demande
* Gestion des demandes de dossiers anciens (recherche du service, échanges avec les patients pour essayer d'obtenir des informations etc.)
* Accueil physique des personnes souhaitant obtenir la communication d'un dossier médical dans le cadre ou non d'une urgence
* Gestion des demandes émanant du CNAOP (accès aux origines personnelles), de l'ONIAM (indemnisation des accidents médicaux)
* Gestion des courriels adressés (très variés)

- Etablir un bilan régulier des demandes de dossier patients

- Participer à toute évolution de la procédure (si besoin)



B) GESTION DES CONTENTIEUX MATÉRIELS DU SITE DE GRENOBLE

- Déclarer les pertes matérielles du site de Grenoble sur la plateforme d'échange avec l'assurance du CHU, en lien avec les autres professionnels de l'équipe direction juridique usagers :



- Recueillir les inventaires et rapports incidents



- Déclarer les sinistres

- Suivre les dossiers et demander les pièces justificatives aux patients en vue de leur dépôt sur le site

- Mettre à jour le tableau de suivi

- Répondre aux réclamations liées aux contentieux matériels



C) AUTRES MISSIONS - ADAPTABILITÉ

Une capacité d'adaptation est importante pour ce poste. Les missions peuvent évoluer en fonction de l'évolution de la réglementation et des besoins de l'hôpital.





Profil recherché :


Compétences spécifiques demandées :

Respect du secret professionnel, de l'obligation de discrétion professionnelle et des règles de confidentialité.

- Appétence à travailler dans le milieu hospitalier

- Organiser et prioriser les activités du poste

- Capacités relationnelles

- Faculté à établir un dialogue professionnel avec les usagers

- Dynamisme, engagement, et force de propositions



Utilisation des outils informatiques :

- Logiciel Cristal-link, SWAP, Easily

- Logiciel QUALNET

- Outils bureautiques



Autres informations :

Horaires de travail (à titre indicatif) =>

- Horaires : 08h30-16h20

- Astreintes : néant

Temps de travail : 7H30 (15 jours de RTT)