Secrétaire administratif / Secrétaire administrative

Missions en lien avec la Directrice des Ressources Humaines
Fonction secrétariat pédagogique et gestion des enseignants et des dossiers "formations" (30 %)
Contribuer à la bonne coordination entre les enseignants et le rectorat par un suivi administratif
rigoureux et réactif
- Assurer le suivi administratif des enseignants : tenue des dossiers, gestion des absences, suivi du plan
de formation, des évolutions de carrière, des convocations aux examens, préparation des évaluations
annuelles, signatures de documents en lien avec le rectorat
- Diffuser et traiter les circulaires académiques dans le respect des délais
- Saisir et gérer le suivi des heures supplémentaires (HSE, pacte,.)
- Gérer le suivi des clés, badges, crayons woodies : distribution, suivi des retours
Fonction gestion administrative et juridique du personnel (10 %)
Être un appui essentiel dans la coordination et le suivi administratif des dossiers du personnel OGEC
- Participer au suivi administratif du personnel OGEC : tenue des dossiers, classement, aide au suivi des
absences, au suivi des demandes de formation et de la prise en charge financière par l'OPCO,
- Assurer le contact avec divers interlocuteurs extérieurs (France travail, CPAM, prévoyance,
organismes de formation, AKTO.)
Missions en lien avec la Directrice des Affaires Financières et la Comptable
34 strate II) : Fonction comptabilité famille et restauration (30 %)
Contribuer à la gestion administrative et financière en assurant la fiabilité de la facturation et le suivi des relations avec les familles
- Organiser et superviser la facturation à destination des familles des écoles-collège-lycée :
programmation des rubriques facturation, relance des familles pour les inscriptions demi-pension,
élaboration de la facturation annuelle, liquidation des bourses au collège-lycée en décembre, de l'aide mairie pour les écoles en mars
- Gérer les régularisations et les remboursements : régularisation facture au trimestre, relance des
impayés, remboursement familles forfait self
- Assurer le suivi des règlements : suivi des prélèvements, gestion des porte-monnaies,encaissement
des règlements familles chèques et espèces
- Gérer les aides sociales : suivi des aides mairie pour les écoles, attribution et suivi administratif du
fonds social collège et lycée
- Garantir une communication claire et professionnelle avec les familles en cas de litige
Fonction connexe : logistique des activités pédagogiques et voyages (30%)
Etre l'interface entre les équipes pédagogiques, les familles et les prestataires pour toute la partie
organisationnelle et financière
- Assurer la gestion logistique et administrative des séjours avec nuitées : suivi des dossiers de départs
dans son intégralité, assistance aux enseignants pour la réalisation des budgets prévisionnels
- Assurer le suivi financier : mise en paiement des factures voyage, gestion des aides APEL et activités
annexes, bilan et remboursement éventuel des familles
MISSIONS SECONDAIRES
Activités ponctuelles
Concevoir la newsletter hebdomadaire à destination du personnel (en l'absence de l'alternant en
communication)
Participer à l'organisation de projets et de manifestations
Préparer et participer aux réunions de la commission solidarité (en lien avec la mission facturation familles)
Préparer les élections CCMA pour les enseignants (tous les 4 ans) : remise en main propre des documents
contre émargement (en lien avec la mission de la gestion des enseignants)
Aider à la préparation aux élections du CSE (en lien avec la mission de la gestion du personnel Ogec)
Diverses missions administratives
En cas d'arrêt maladie : suppléer l'absence d'un collègue du service administratif