Secrétaire administratif - Magasinier.e

Acteur majeur de l'innovation universitaire ancré dans le Grand-Est Parisien, l'établissement
développe une approche en synergie de ses missions de formation, de recherche, d'insertion
professionnelle et de lien avec les partenaires. Elle favorise les démarches interdisciplinaires pour
répondre aux défis de la société dans son environnement.
La Direction du Patrimoine et du Développement Durable (DPDD) de l'Université Paris Est Créteil
(UPEC) met en œuvre la stratégie immobilière, d'exploitation et de valorisation du parc immobilier de
l'UPEC. Elle définit et anime les processus de l'établissement dans les domaines des travaux et de la
construction, du gros-entretien et renouvellement (GER), de la maintenance et de l'entretien du parc
immobilier.
Au sein de la DPDD, le Pôle Exploitation Maintenance organise et supervise l'ensemble des
missions de maintenance et d'exploitation technique des bâtiments.
En son sein, le Service technique gère l'ensemble des besoins techniques des sites cristoliens en
électricité, plomberie, chauffage/ventilation/climatisation, et aménagement intérieur. Il assure en
outre le suivi des prestations de maintenance externalisées et mène des opérations de travaux
courants et de maintenance.

Mission
Sous l'autorité du Chef du Service Technique, vous aurez pour mission principale d'assurer la
gestion courante des stocks du service ainsi que le secrétariat administratif courant dudit service. À
ce titre, vos activités principales sont les suivantes :
Réceptionner les livraisons et vérifier leur conformité avec le bon de commande, en quantité et
en qualité
Mettre en rayon les fournitures et matériaux
Distribuer le matériel et assurer la traçabilité

Participer au contrôle des stocks
Accompagner l'évolution des outils et procédures de gestion
Vous aurez des activités secondaires, comme par exemple :
Rédiger, mettre en forme, saisir et diffuser les documents administratifs et assurer le suivi des
dossiers
Mettre à jour et exploiter les bases de données et outils de gestion administratif
Gérer le courrier entrant et sortant (réception, enregistrement, diffusion, suivi, traçabilité)
Organiser les agendas, réunions et rendez-vous ; préparer les dossiers, rédiger les comptes
rendus et assurer le suivi des décisions
Classer, numériser et archiver les documents dans le respect des règles de conservation et de
confidentialité
Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, partenaires et personnels, les informer
et les orienter dans leurs démarches
Participer à la circulation de l'information au sein du service et entre les services
Appliquer les procédures et la réglementation en vigueur dans le domaine d'activité
Profil recherché
Agents titulaires de la fonction publique ou contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité de
renouvellement) ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et
de formation (entre 1600 € et 1665 € nets mensuels pour les contractuels expérimentés)
Connaissances souhaitées :
Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative
Connaissance des règles de communication écrite et de la réglementation de base
Bonne culture bureautique et numérique (Word, Excel, messagerie, bases de données)
Notions de gestion documentaire et d'archivage
Savoir-faire :
Assurer l'accueil, l'information et l'orientation des usagers
Rédiger, mettre en forme et suivre les documents et dossiers administratifs
Organiser les agendas, réunions et échéances
Mettre à jour des outils de suivi et des bases de données
Appliquer les procédures et assurer la circulation de l'information
Savoir être :
Sens du service public et de la confidentialité

Rigueur, fiabilité et sens de l'organisation
Aisance relationnelle et qualité d'écoute
Réactivité et capacité d'adaptation
Esprit d'équipe et autonomie
Informations complémentaires
Salaire : Non précisé