Charge de suivi administratif

Le centre de formation TRAINING COMPETENCES recherche pour son établissement un Charge de suivi administratif(h/f).
De nombreuses missions lui seront dévolues :
1. Accueil physique et téléphonique
- Accueillir et orienter les apprenants et visiteurs.
- Répondre aux appels téléphoniques et identifier les demandes.
- Renseigner les apprenants sur les informations courantes : horaires, salles,
groupes, dates de rentrée, plannings, etc.
- Prendre et transmettre les messages aux collaborateurs concernés.
- Réceptionner les documents remis à l'accueil et les transmettre au bon
interlocuteur.
- Assurer un premier niveau de réponse afin d'orienter correctement les
demandes.
2. Suivi administratif quotidien des apprenants
- Répondre aux demandes administratives courantes des apprenants.
- Recueillir les émargements auprès des formateurs.
- Assurer le suivi des absences et des retards auprès des entreprises
partenaires
- Réceptionner et enregistrer les justificatifs d'absence.
- Effectuer les relances en cas de justificatif manquant.
- Participer au suivi de l'assiduité et des émargements.
- Identifier et signaler les absences répétées ou les situations nécessitant
une attention particulière.
- Mettre à jour les informations relevant de son périmètre dans Filiz et les
outils internes.
- Préparer ou transmettre les attestations et documents courants liés à la
vie au CFA.
3. Plannings, groupes et organisation des rentrées
- Préparer et envoyer les convocations de rentrée.
- Communiquer les informations pratiques : date, heure, adresse, salle ou
étage.
- Tenir à jour les listes d'apprenants par formation et par groupe.
- Mettre à jour les changements de groupe ou de session.
- Informer les apprenants en cas de changement de groupe, d'horaire ou de
date de rentrée.
- Envoyer et renvoyer les calendriers et plannings de formation.
- S'assurer que chaque apprenant dispose du planning correspondant à son
groupe.
- Préparer les listes nécessaires pour les journées de rentrée.
- Identifier et relancer les apprenants absents lors d'une rentrée.
4. Communication et suivi des apprenants
- Traiter les mails administratifs courants concernant les apprenants.
- Envoyer les convocations, rappels et informations collectives.
- Répondre aux demandes concernant les horaires, plannings, groupes,
absences ou organisation des cours.
- Assurer les relances administratives nécessaires.
- Transmettre les listes de fournitures scolaires.
- Recueillir, lorsque nécessaire, les tailles et pointures pour les tenues de
pratique.
- Participer à l'organisation administrative des tests de positionnement :
envoi des liens, suivi des réalisations et relances.
L'objectif est que les demandes quotidiennes telles que « Je suis dans quel
groupe ? », « Je n'ai pas reçu mon planning », « Je serai absent », « Voici mon
justificatif », « À quelle heure est ma rentrée ? » puissent être traitées
directement par l'assistante.
5. Suivi avec les éducateurs et structures d'accompagnement
- Être l'interlocutrice administrative pour les demandes courantes des
éducateurs et foyers.
- Transmettre les calendriers, plannings et informations de rentrée.
- Informer les éducateurs lorsque cela est nécessaire concernant les
absences ou l'assiduité du jeune.
- Effectuer les relances administratives nécessaires.
- Assurer la bonne circulation des informations entre le CFA, l'apprenant et
son éducateur.
6. Appui administratif et organisation interne
- Tenir à jour les différents tableaux de suivi des apprenants.
- Mettre à jour les groupes, listes, absences, retards et informations
administratives relevant de son périmètre.
- Classer et organiser les documents produits ou reçus dans le cadre de ses
missions.
- Préparer les listes nécessaires aux formateurs et à l'équipe pédagogique.
- Centraliser les demandes administratives.