ASSISTANT ADMINISTRATIVE
MAIRIE · Vanves (92170)
Pourquoi cette offre peut vous correspondre
L’essentiel
- Contrat
- CDI
- Temps de travail
- Temps plein · 35H/semaine
- Salaire
- Non indiqué dans l’annonce
- Lieu
- Vanves (92170)
- Expérience
- 6 Mois
- Formation
- Bac+2 ou équivalents — Secrétariat assistanat direction souhaitée
- Secteur
- Administration publique générale
Conditions de travail
- 35H/semaine · Travail en journée
Ce qui est demandé
- Expérience : 6 Mois
- Formation : Bac+2 ou équivalents — Secrétariat assistanat direction
- Mettre à jour un dossier, une base de données
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
- Classer des documents
- Qualité : Avoir l'esprit d'équipe
- Qualité : Faire preuve de réactivité
- Qualité : Faire preuve de rigueur et de précision
L’annonce complète
MISSIONS
Placé sous la responsabilité du chef de service, il assure des tâches de secrétariat de la Direction
Générale. En assistance au chef de service, il participe à la préparation des commissions, du Conseil
municipal et assure le suivi des actes administratifs
ACTIVITES
SECRETARIAT GENERAL :
- Transmission au contrôle de légalité, enregistrement et classement des délibérations, décisions du Maire
et arrêtés municipaux, contrôle de cohérence des actes administratifs
- Suivi des circuits des actes administratifs, en veillant au respect des procédures établies et en proposant
toute action nécessaire pour fluidifier et sécuriser le traitement des actes
- Publication des actes administratifs, suivi du fonctionnement du logiciel PubliAct
- Tenue des registres
- Préparation des séances du Conseil Municipal et des Commissions préparatoires en assistance au chef
de service
- Tâches de secrétariat de la Direction Générale
- Tenue de l'agenda de la Direction Générale en binôme avec le cheT de service
- Organisation de réunions
COURRIER :
En polyvalence avec l'agent chargé du courrier dans les tâches de :
- Réception, numérisation et enregistrement du courrier « arrivé »
- Suivi des circuits du logiciel Maarch
- Ventilation dans les services
- Affranchissement et préparation du courrier « départ »
- Dépose des bacs à courrier pour le départ Poste
- Dépose et reprise des parapheurs au Cabinet du Maire
ACHATS
En polyvalence avec l'agent chargé des achats :
- suivi des révisions de prix des marchés du secrétariat général, suivre la bonne réception annuelle des
catalogues avec prix ajustés
- préparation des commandes, réception et distribution des fournitures administratives et toners pour les
copieurs
HORAIRES
Secrétariat Général : 08h30-12h30/13h30-17h15 (vendredi 16h30)
Courrier : 08h30-12h30/13h30-15hO0
Achats : 15h00-17h15 (vendredi 16h30)
COMPETENCES ET APTITUDES
- Qualités relationnelles et rédactionnelles
- Organisation, autonomie, sens des initiatives, rigueur, disponibilité
- Sens du travail en équipe
- Sens de la confidentialité, discrétion et devoir de réserve indispensables
- Polyvalence dans les différentes tâches
- Maîtrise de l'outil bureautique (Word, Excel, Power point.) et des logiciels utilisés au secrétariat général
(Publiact, Maarch, Fast,...)
Placé sous la responsabilité du chef de service, il assure des tâches de secrétariat de la Direction
Générale. En assistance au chef de service, il participe à la préparation des commissions, du Conseil
municipal et assure le suivi des actes administratifs
ACTIVITES
SECRETARIAT GENERAL :
- Transmission au contrôle de légalité, enregistrement et classement des délibérations, décisions du Maire
et arrêtés municipaux, contrôle de cohérence des actes administratifs
- Suivi des circuits des actes administratifs, en veillant au respect des procédures établies et en proposant
toute action nécessaire pour fluidifier et sécuriser le traitement des actes
- Publication des actes administratifs, suivi du fonctionnement du logiciel PubliAct
- Tenue des registres
- Préparation des séances du Conseil Municipal et des Commissions préparatoires en assistance au chef
de service
- Tâches de secrétariat de la Direction Générale
- Tenue de l'agenda de la Direction Générale en binôme avec le cheT de service
- Organisation de réunions
COURRIER :
En polyvalence avec l'agent chargé du courrier dans les tâches de :
- Réception, numérisation et enregistrement du courrier « arrivé »
- Suivi des circuits du logiciel Maarch
- Ventilation dans les services
- Affranchissement et préparation du courrier « départ »
- Dépose des bacs à courrier pour le départ Poste
- Dépose et reprise des parapheurs au Cabinet du Maire
ACHATS
En polyvalence avec l'agent chargé des achats :
- suivi des révisions de prix des marchés du secrétariat général, suivre la bonne réception annuelle des
catalogues avec prix ajustés
- préparation des commandes, réception et distribution des fournitures administratives et toners pour les
copieurs
HORAIRES
Secrétariat Général : 08h30-12h30/13h30-17h15 (vendredi 16h30)
Courrier : 08h30-12h30/13h30-15hO0
Achats : 15h00-17h15 (vendredi 16h30)
COMPETENCES ET APTITUDES
- Qualités relationnelles et rédactionnelles
- Organisation, autonomie, sens des initiatives, rigueur, disponibilité
- Sens du travail en équipe
- Sens de la confidentialité, discrétion et devoir de réserve indispensables
- Polyvalence dans les différentes tâches
- Maîtrise de l'outil bureautique (Word, Excel, Power point.) et des logiciels utilisés au secrétariat général
(Publiact, Maarch, Fast,...)
Pour candidater, rendez-vous sur l’annonce d’origine. JobSimple ne transmet aucune candidature et ne vous demande aucune donnée.
Postuler sur le site d’origine