Assistant(e) de direction
DSDEN78 · Guyancourt (78280)
Pourquoi cette offre peut vous correspondre
L’essentiel
- Contrat
- CDD - 7 Mois
- Temps de travail
- Temps plein · 35H/semaine
- Salaire
- 1 867 € brut / mois
- Lieu
- Guyancourt (78280)
- Expérience
- Débutant accepté
- Secteur
- Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale
Conditions de travail
- 35H/semaine · Travail en journée
Ce qui est demandé
- Expérience : Débutant accepté
- Planification des tâches et gestion des priorités
- Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements
- Assurer la confidentialité des échanges et informations
- Collecter et analyser des données, des informations
- Gérer la communication interne et externe
- Maintenir à jour les dossiers administratifs
- Planifier et organiser des réunions
- Préparer les dossiers pour les réunions de direction
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)
- Rédiger un compte rendu de réunion
- Rédiger un écrit professionnel
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
- Qualité : Faire preuve de réactivité
- Qualité : Faire preuve de rigueur et de précision
- Qualité : Faire preuve de sens des responsabilités
L’annonce complète
La Direction académique des Services Départementaux de l'Éducation Nationale des Yvelines, basée sur Guyancourt, propose un CDD pour assurer les missions de l'assistant(e) de la Division des personnels (DP)
Lieu : 19 avenue du centre, 78280 Guyancourt
Salaire : Smic horaire - 1867.02 € bruts
Temps plein. CDD de droit public.
Poste à pourvoir à partir du 04 janvier 2027. Renouvelable jusqu'au 31 août 2027
Missions :
Activités principales :
Assurer le secrétariat de la division :
- Accueil téléphonique pour orienter les usagers ou les partenaires vers le service dédié,
- Gestion des départs, arrivées et distribution du courrier, des parapheurs ;
- Gestion de la messagerie institutionnelle de la Division des personnels ;
- Gestion du stock de fournitures pour maintenir l'activité ;
- Diffusion de toutes les circulaires et élaboration de certaines circulaires (Circulaire de rentrée, disponibilités, temps partiels.) en lien avec les webmestres ;
- Mise à jour du site web de la DSDEN ;
- Formalisation du calendrier consolidé de la division (instances, campagnes spécifiques.);
Assurer des missions spécifiques
- Secrétariat des instances partenariales : préparation des dossiers et réalisation des comptes rendus des groupes de travail et des instances paritaires thématiques de la division, liaison avec les organisations syndicales ;
- Gestion des demandes d'autorisation d'absence pour motif syndical dématérialisées, des demandes de décharge ;
- Effectuer le contrôle du casier judiciaire des nouveaux agents contractuels recrutés, en rendant compte de la moindre alerte ;
- Assurer le suivi de validité des titres de séjour des enseignants contractuels, et formuler les demandes d'autorisation de travail auprès de la Préfecture ;
- Assurer l'instruction administrative des demandes de cumul d'activité des enseignants titulaires et contractuels en étroite collaboration avec la Cheffe de division.
Enfin, elle participe à la plupart des opérations de la division lorsque l'activité globale le nécessite.
Savoirs :
- Connaissance du système éducatif
- Très bonne maitrise du Pack Office (Excel, PowerPoint, etc) et de l'outil informatique en général (nombreuses statistiques et opérations informatiques quotidiennes).
Savoir-faire :
- Capacité à appréhender les enjeux
- Sens de l'analyse des priorités.
- Qualité de synthèse, de rigueur et d'organisation.
- Très bonne expression écrite et orale
Savoir-être :
- Faire preuve de discrétion
- Autonomie et réactivité
- Faire preuve de rigueur et d'organisation
- Sens relationnel
Lieu : 19 avenue du centre, 78280 Guyancourt
Salaire : Smic horaire - 1867.02 € bruts
Temps plein. CDD de droit public.
Poste à pourvoir à partir du 04 janvier 2027. Renouvelable jusqu'au 31 août 2027
Missions :
Activités principales :
Assurer le secrétariat de la division :
- Accueil téléphonique pour orienter les usagers ou les partenaires vers le service dédié,
- Gestion des départs, arrivées et distribution du courrier, des parapheurs ;
- Gestion de la messagerie institutionnelle de la Division des personnels ;
- Gestion du stock de fournitures pour maintenir l'activité ;
- Diffusion de toutes les circulaires et élaboration de certaines circulaires (Circulaire de rentrée, disponibilités, temps partiels.) en lien avec les webmestres ;
- Mise à jour du site web de la DSDEN ;
- Formalisation du calendrier consolidé de la division (instances, campagnes spécifiques.);
Assurer des missions spécifiques
- Secrétariat des instances partenariales : préparation des dossiers et réalisation des comptes rendus des groupes de travail et des instances paritaires thématiques de la division, liaison avec les organisations syndicales ;
- Gestion des demandes d'autorisation d'absence pour motif syndical dématérialisées, des demandes de décharge ;
- Effectuer le contrôle du casier judiciaire des nouveaux agents contractuels recrutés, en rendant compte de la moindre alerte ;
- Assurer le suivi de validité des titres de séjour des enseignants contractuels, et formuler les demandes d'autorisation de travail auprès de la Préfecture ;
- Assurer l'instruction administrative des demandes de cumul d'activité des enseignants titulaires et contractuels en étroite collaboration avec la Cheffe de division.
Enfin, elle participe à la plupart des opérations de la division lorsque l'activité globale le nécessite.
Savoirs :
- Connaissance du système éducatif
- Très bonne maitrise du Pack Office (Excel, PowerPoint, etc) et de l'outil informatique en général (nombreuses statistiques et opérations informatiques quotidiennes).
Savoir-faire :
- Capacité à appréhender les enjeux
- Sens de l'analyse des priorités.
- Qualité de synthèse, de rigueur et d'organisation.
- Très bonne expression écrite et orale
Savoir-être :
- Faire preuve de discrétion
- Autonomie et réactivité
- Faire preuve de rigueur et d'organisation
- Sens relationnel
Pour candidater, rendez-vous sur l’annonce d’origine. JobSimple ne transmet aucune candidature et ne vous demande aucune donnée.
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