Adjoint Administratif service de la GAP

Poste à pourvoir au 01/01/2027
Description générale du poste
- Accueillir les usagers
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service
- Suivre et gérer les processus administratifs

Missions (objectif principal du poste)
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des patients et de leur famille (Urgences, Hospitalisations, Consultations externes) ;
- Recueillir et traiter les données nécessaires à l'identification du patient ;
- Créer le dossier administratif des patients ;
- Gérer et contrôler les dossiers administratifs ;
- Facturer et effectuer son suivi ;
- Participer aux missions d'identitovigilance ;
- Participer à la continuité de service du service public.

Missions spécifiques
- Accueil physique et téléphonique patients, visiteurs, usagers ;
- Constituer et mettre à jour les dossiers administratifs des patients (identification des débiteurs, recueil des pièces justificatives, .) dans le respect des règles de facturation dans le logiciel métier ;
- Scan des documents ;
- Qualification des identités permettant la complétude de "mon espace santé" des patients ;
- Traitement des courriers, mails et documents ;
- Participation au contrôle qualité des dossiers avant facturation ;
- Saisir ou vérifier les informations administratives nécessaires pour le dossier médical (médecin traitant, personnes à prévenir, etc.) ;
- Utilisation du CDR et du CDRi, de ROC et CHORUS ; du logiciel de téléphonie et TV ;
- Contrôle et saisie des prises en charges pour les dossiers d'hospitalisation ;
- Création des dossiers en préadmissions (séjour et externe) ;
- Encaissement dans le logiciel de régie (frais de séjours, soins externes, frais accompagnants, téléphone, wifi, activité libérale, ...) ;
- Autres tâches ponctuelles administratives en fonction des nécessités de service et du rythme de facturation ;
- Maitriser les logiciels métiers (Pastel, Dx-Planning) ;
- Utiliser les outils bureautiques (Excel, Word, Outlook, BO) ;
- Rédaction et transmission des actes de décès ;
- Règlementation de la facturation.

Les domaines de compétence
Les savoirs :
- Connaître les procédures d'admission
- Connaître les règles de facturation
- Connaître le système d'information utilisé dans le cadre de son activité
Les savoir-faire :
- Accueillir et orienter
- Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)
- Travailler en équipe
- Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations

Les niveaux requis
Formation initiale
- Niveau 4 (Bac)
Exigences particulières (permis de conduire.) :
- Participation au roulement (Semaine, Après-midi et weekends/fériés en 12h)

Horaires
- Durée moyenne hebdomadaire de référence : 37h30
- Détail des horaires :
- Semaine : 8h15-16h15 ou 8h30-16h30 ou 9h00-17h00
- Après-midi : 13h30-21h00
- Weekends et fériés (en 12 heures) : 9h00-21h00
- Amplitude horaire : Les horaires de travail sont variables afin d'assurer par roulement la continuité du service.
- Repos hebdomadaires (variable ou fixe) : variable

Rattachement hiérarchique :
L'évaluation annuelle sera réalisée par la responsable et l'adjointe du service.

- Exigences relationnelles
- Contact avec le patient / famille Non X Oui
- Contact avec les usagers Non X Oui
- Travail en équipe Non X Oui
- Poste isolé X Non
- Situation psychiquement éprouvante X Non

Observations :
Fonctionnement du service en binôme avec rotation afin d'assurer une polyvalence :
- Poste d'accueil exclusif
- Binôme Contentieux
- Binôme Hospitalisations
- Binôme Consultations externes
- Binôme Urgences