Assistant administratif / Assistante administrative

MISSION DE GESTION ADMINISTRATIVE GENERALE
- Accueil téléphonique et physique
- Préparation des dossiers en amont du premier RDV
- Assurer la réception, la mise en page, la diffusion et le classement des courriers, des documents et des dossiers suivant les procédures
- Assurer la gestion de la boîte mail "contact"
- Gérer les fournitures/stocks
- Classer et archiver les dossiers
- Gestion du registre des procès-verbaux des instances
- Gérer un agenda commun de RDV
- Présenter les missions, le processus d'accompagnement
- Informer et orienter les porteurs de projet et toute autre personne nous sollicitant
- Enregistrement des contacts dans l'outil de suivi
- Mettre à jour l'annuaire des entrepreneurs accompagnés
- Mettre à jour la liste des membres + trombinoscope

MISSION DE GESTION DU COMITE D'AGREMENT
- Préparer le calendrier annuel des Comités d'Agrément
- Préparer les Comités d'Agrément : Relecture des dossiers / Impression synthèse / Feuille d'émargement / Chevalets / Mise en place de la salle et rangement (avec la chargée de mission) / Réservation salles
- Envoi des courriers de notification de décision des Comités d'Agrément
- Actualiser le tableau emprunteur et le tableau de suivi des fonds BPI (banque publique d'investissement)
- Réception des pièces justificatives et constitution du dossier
- Déblocage des prêts d'honneur et mise en place des prélèvements
- Organisation des Remises de chèques : prise de rendez-vous avec porteur/équipe + invitation presse et élus + parrains et/ou marraines

MISSION SUIVI DES REMBOURSEMENTS
- Suivi et Gestion des remboursements et des impayés
- Envoyer les courriers aux bénéficiaires selon les cas (relances, solde des comptes.)
- Participer à la tenue de la comptabilité générale de l'association

MISSION GESTION DE LA VIE ASSOCIATIVE
- Gérer et organiser les instances statutaires (Bureau, Conseil d'administration, Assemblée générale) : Planning, repas/traiteur, sacs, convocation, rédaction compte-rendu
- Gérer l'appel à cotisation et les relances
- Participer aux réunions d'équipe, à l'assemblée générale et aux réunions partenaires si besoin
- Participer à l'animation et à la communication Bénévoles / Parrainage / Bénéficiaire / Ateliers
- Réaliser la communication sur les réseaux sociaux (Facebook, Instagram, LinkedIn) et le site internet
- Ménage du bureau les semaines impaires (chacun prend en charge son mobilier et son outil informatique)
- Destruction des documents confidentiels

Poste en CDI de 30 heures par semaine :
Lundi - Mardi 8h30/12h30 - 13H30/17h30
Mercredi 8h30/12h30 - 13h30/15h30
Jeudi : 8h30/12h30 - 13H30/17h30

Le taux horaire est de 12,50€/heure.

Le poste est à pourvoir en décembre.