Agent adminsratif

Communauté de communes Loue Lison recrute à Ornans un AGENT ADMINISTRATIF H/F CIAS LOUE LISON (AGENT D'ACCUEIL SOCIAL) - SERVICE À LA POPULATION ORNANS

Assurer l'accueil téléphonique physique et téléphonique du public du CIAS Loue Lison
Identifier, qualifier la demande et faire une première évaluation du besoin et/ou de la situation d'urgence
Planifier les rendez-vous et les réunions d'équipe internes
Renseigner les usagers sur les démarches administratives simples
Orienter vers les professionnels et partenaires compétents

Organisation Des Réunions Partenariales

Planifier les réunions : réserver les dates, horaires et salles en lien avec les partenaires.
Gérer les invitations : préparer et diffuser les convocations, invitations et ordres du jour.
Assurer le suivi des participants : recueillir les confirmations de présence et actualiser la liste des participants.
Préparer la salle : organiser l'espace, installer les tables et les chaises et prévoir les équipements nécessaires.
Préparer les supports : imprimer les documents utiles, préparer les dossiers et la feuille d'émargement.
Organiser l'accueil : accueillir les participants, les orienter et faciliter leur installation.
Assurer la logistique : prévoir les fournitures, le matériel informatique et, si nécessaire, les boissons et collations.
Assurer le suivi administratif : récupérer les feuilles d'émargement, classer les documents et actualiser les listes de présence.
Diffuser les suites de réunion : transmettre les comptes rendus, documents et informations utiles selon les consignes du responsable.
Remettre la salle en état : ranger le matériel et vérifier que l'espace est propre et fonctionnel.

Gestion Administrative

Rédiger les comptes-rendus de réunions internes
Enregistrer et suivre les demandes d'aide légale (dossiers d'aide sociale et d'obligation alimentaire) ;
Gérer les courriers (entrant et sortant), les mails
Renseigner l'outil de suivi mensuel du lien partenarial
Etablir les statistiques globales du service (suivi de l'activité trimestrielle et bilan annuel)
Gérer et mettre à jour de la domiciliation (renouvellement, résiliations et mises à jour)
Enregistrer les demandes de subventions (envoi, suivi, relances)
Assurer la mise à jour trimestrielle des aides à la téléassistance
Commande et suivi des fournitures bureautiques