Assistant de gestion opérationnel

Description du poste

Vos missions : un rôle polyvalent au cœur de l'activité
Rattaché(e) au Directeur de la Business Unit PBMP, vous serez le/la pilier administratif et logistique de l'équipe, en interface avec les services Comptabilité, RH, Qualité, Sécurité et Moyens Généraux. Vos missions, à la fois opérationnelles et stratégiques, contribueront directement à la performance de notre activité.
1. Appui à la gestion administrative et financière
- Suivi commercial et facturation :
o Gestion des devis, commandes et prévisionnels de facturation de nos prestations
o Contrôle des factures fournisseurs et sous-traitants
- Administration des dossiers projets :
o Classement et archivage numérique des documents techniques et contractuels (respect des procédures qualité et RGPD).
o Rédaction et mise à jour de documents qualité (fiches de non-conformité, etc.).
- Gestion des temps et des frais :
o Pointage horaire des agents (saisie, contrôle des anomalies, transmission à la paie).
o Vérification et validation des notes de frais (conformité, justificatifs, remboursements).
o Suivi des absences (congés, arrêts maladie, RTT) et reporting mensuel.
2. Gestion des ressources humaines et intégration
- Accueil et onboarding :
o Organisation de l'arrivée des nouveaux collaborateurs (remise des supports : livret d'accueil, règlement intérieur, chartes sécurité).
o Coordination avec les RH pour les formalités administratives (contrats, badges, accès informatiques).
- Suivi des compétences et conformité :
o Gestion des dossiers individuels (formations obligatoires, habilitations nucléaires, visites médicales).
3. Logistique et optimisation des moyens
- Gestion de la flotte automobile :
o Coordination avec les partenaires (loueurs, garages, assurances) pour les livraisons, maintenances et réparations des véhicules.
o Suivi des contrats de location/achat et optimisation des coûts.
- Approvisionnement et stocks :
o Commandes de fournitures et EPI (Équipements de Protection Individuelle) en lien avec les besoins terrain.
o Inventaire et rotation des stocks (réduction des gaspillages, négociation avec les fournisseurs).
- Planning des ressources :
o Élaboration des plannings hebdomadaires des équipes et des moyens techniques (matériels d'inspection, véhicules).
o Anticipation des besoins logistiques pour les chantiers (coordination avec les chefs de projet).


Qualifications

Compétences et expérience
- Formation : Diplôme de niveau Bac à Bac+3 en Assistanat, Gestion, Logistique, Secrétariat ou équivalent.
- Expérience :
o 1 à 3 ans dans un poste similaire (idéalement en PME, secteur industriel/technique ou BTP).
o Une première expérience dans un environnement réglementé (nucléaire, aéronautique, pharmaceutique) serait un atout majeur.
- Compétences techniques :
o Maîtrise avancée du Pack Office (Excel : tableaux croisés dynamiques, formules basiques).
o Adaptabilité aux logiciels métiers (ERP interne, etc.).
o Connaissance des procédures qualité (ISO 9001) (un plus).
- Qualités personnelles :
o Organisation et priorisation : capacité à gérer des tâches multiples dans un environnement réactif et imprévisible.
o Rigueur et discrétion : manipulation de données sensibles (paie, contrats, informations RH).
o Esprit d'équipe et communication : interface entre la direction, les opérationnels et les services supports.
o Autonomie et proactivité : proposition d'améliorations pour optimiser les processus.