Assistant administratif / Assistante administrative et comptable

Dans le cadre d'un remplacement, nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve), comptable et RH pour assurer la continuité des activités administratives, comptables et de gestion du personnel de nos sociétés. Prise de poste le 15 décembre 2026.

Rattaché(e) à la direction et en lien avec les différents interlocuteurs internes et externes, vous assurez le suivi quotidien de la facturation, de la comptabilité, de la gestion de caisse et des tâches administratives liées au personnel.
Ce poste polyvalent nécessite de la rigueur, de l'organisation, de la discrétion et une bonne capacité à gérer plusieurs missions en parallèle.

Vos missions principales :

1. Secrétariat et gestion administrative
- Réceptionner, traiter, classer et archiver les factures fournisseurs ainsi que les documents administratifs.
- Assurer le classement et le suivi des courriels des fournisseurs et des sociétés partenaires.
- Répondre aux appels téléphoniques destinés au service comptable.
- Assurer le suivi et la bonne organisation des documents administratifs.

2. Facturation et gestion des caisses

- Saisir les bons de livraison dans les tableaux de gestion et établir les factures clients correspondantes.
- Établir les factures mensuelles intersociétés.
- Transmettre les factures aux clients et assurer le suivi des relances à l'aide d'un tableau dédié.
- Saisir les effets bancaires et les données de ventes journalières.
- Mettre à jour les tableaux de suivi du chiffre d'affaires et de gestion.
- Contrôler les mouvements de caisse et identifier les éventuelles erreurs de caisse en boutique et sur les marchés.
- Participer aux clôtures de caisse si nécessaire, dans le respect des procédures internes.
- Assurer ponctuellement des opérations d'encaissement en boutique en cas de besoin.

3. Comptabilité générale

Pour trois sociétés, assurer notamment :
- La saisie des factures fournisseurs et clients, des ventes directes, des chèques, des opérations de caisse et des mouvements bancaires dans le logiciel comptable.
- La saisie des écritures de paie et des opérations diverses liées à la TVA.
- La réalisation des rapprochements bancaires mensuels.
- Le lettrage des comptes de tiers, des cartes bancaires et des ventes directes.
- La préparation et la réalisation des déclarations de TVA dans les délais impartis.
- Le suivi et la régularisation des comptes d'attente (471), notamment pour les relevés de cartes bancaires et la saisie des effets bancaires dans les comptes appropriés.
- Le traitement ponctuel de diverses opérations comptables : cadeaux clients, amendes, dons, etc.

4. Administration du personnel et suivi RH

En lien avec la gestionnaire de paie et le responsable interne :
- Préparer les déclarations préalables à l'embauche (DPAE) avant chaque nouvelle embauche.
- Rédiger les contrats de travail et collecter les informations nécessaires à la constitution des dossiers du personnel.
- Assurer le classement et la mise à jour des dossiers salariés.
- Organiser les démarches administratives liées à la médecine du travail et au suivi des visites médicales, dans le respect des échéances applicables.
- Transmettre les informations relatives à la mutuelle d'entreprise et assurer le suivi des adhésions ou des dispenses sur justificatif.
- Saisir les heures de travail, les absences, les congés et les autres variables de paie dans les tableaux de gestion.
- Assurer le suivi de l'annualisation du temps de travail des salariés concernés.
- Préparer les éléments variables et les acomptes dans le tableau récapitulatif destiné à la gestionnaire de paie, après vérification par le responsable.
- Contrôler les bulletins de paie, les soumettre à validation, les transmettre aux salariés et les classer dans les dossiers internes.