Assistant administratif

Rattachement hiérarchique : Direction
Type de contrat : CDI
Temps de travail : Temps partiel, 80 %, annualisé (congés durant les vacances scolaires)
Lieu de travail : CFMM, 1 route de Tronchine 74230 THÔNES
Date de prise de poste : 30/11/2026
Rémunération : 15.86 brut/heure soit 1922.62 brut/mois.

MISSION GÉNÉRALE
Le ou la titulaire du poste assure l'accueil physique et téléphonique du centre et le secrétariat de la direction. Il ou elle pilote aussi la gestion administrative des sections de BTS, de l'inscription des étudiants jusqu'à l'organisation des examens. Il ou elle est le point de contact quotidien des stagiaires, des étudiants, des formateurs, des familles et des partenaires du centre.

MISSIONS ET ACTIVITÉS
1. Accueil et secrétariat
Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs, stagiaires, étudiants, intervenants et prestataires, en personne et par téléphone
Gérer la messagerie, le courrier entrant et sortant et les réservations de salles
Assurer le secrétariat de la direction : courriers, comptes rendus, classement et archivage
Tenir à jour les affichages, les plannings partagés et les informations pratiques du centre
Contribue à la gestion de l'activité locative

2. Gestion administrative des formations BTS
Informer et accompagner les candidats : renseignements, campagne de recrutement, saisie et suivi des candidatures
Gérer la plateforme Parcoursup
Constituer et suivre les dossiers d'inscription des étudiants (pièces administratives, contrats, financement)
Suivre les présences, les absences et les retards,
Gérer les inscriptions aux épreuves, les convocations, les jurys et la transmission des notes et des résultats aux autorités académiques
Préparer les dossiers de rentrée, les attestations, les certificats de scolarité et les diplômes

3. Suivi qualité et reporting
Tenir les tableaux de bord de suivi des effectifs, des abandons et des résultats
Renseigner les bases de données et les plateformes de l'organisme
Contribuer à la démarche qualité du centre

4. Missions d'éducation
Contribue à faire vivre le cadre éducatif
Fait respecter par chacun le règlement intérieur de la MFR

COMPÉTENCES REQUISES
Savoirs
- Fonctionnement de la formation professionnelle et de l'enseignement supérieur court (BTS)
- Réglementation relative aux examens, aux inscriptions et à la protection des données (RGPD)
- Maîtrise de la bureautique : traitement de texte, tableur, messagerie, agenda partagé
Savoir-faire
- Rédiger des courriers et des comptes rendus clairs et sans fautes
- Utiliser un logiciel de gestion de scolarité ou de formation et des plateformes administratives en ligne
- Organiser, prioriser et suivre plusieurs dossiers en parallèle, dans le respect des échéances
- Produire des tableaux de suivi et des statistiques simples
Savoir-être
- Sens de l'accueil, courtoisie et écoute, y compris avec un public jeune
- Rigueur, discrétion et respect de la confidentialité
- Autonomie, esprit d'initiative et capacité à travailler en équipe
- Calme et réactivité aux périodes de forte charge (rentrée, examens)

PROFIL RECHERCHÉ
- Formation : diplôme de niveau 4 à 5 (bac à bac+2) en secrétariat, assistanat de gestion ou administration, par exemple BTS Support à l'action managériale, BTS Gestion de la PME ou équivalent
- Expérience : première expérience de 2 ans minimum sur un poste d'accueil, de secrétariat ou de gestion administrative, idéalement dans un établissement de formation ou d'enseignement
- Atout : connaissance des procédures liées aux BTS (inscriptions, stages, examens) et des dispositifs d'alternance