Assistante administrative - BET/Maîtrise d'œuvre

À propos de l'entreprise
Bureau d'études techniques d'ingénierie en conception et la maîtrise d'œuvre de projets de bâtiments, spécialisé en équipements techniques dans les secteurs du bâtiment, des infrastructures, de l'environnement et de l'énergie, nous intervenons auprès de maîtres d'ouvrage, architectes et entreprises sur des projets variés.

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) capable de prendre en charge de manière autonome la gestion administrative et financière courante de l'entreprise.

Vos missions
Rattaché(e) à la direction, vous assurez un rôle central dans le fonctionnement administratif de l'entreprise.

Gestion des candidatures et des offres commerciales
- Constitution et suivi des dossiers de candidature aux marchés publics et privés,
- Préparation et constitution des dossiers de candidature et dossiers d'offre,
- Collecte des pièces administratives, attestations et documents nécessaires,
- Mise à jour et suivi des documents administratifs de l'entreprise,
- Téléchargement des DCE et dépôt des candidatures/offres sur les plateformes de dématérialisation,
- Suivi des échéances et des réponses aux consultations,
- Gestion des références, CV et pièces administratives nécessaires aux dossiers.

Gestion administrative et financière
- Interface quotidienne avec le cabinet comptable,
- Préparation et transmission des pièces comptables,
- Établissement et suivi de la facturation clients,
- Suivi de la TVA et réalisation des déclarations,
- Suivi de la trésorerie et des échéanciers,
- Suivi financier des affaires,
- Suivi des encaissements,
- Relance des clients en cas d'impayés ou de retard de règlement,
- Mise à jour des tableaux de suivi administratifs et financiers.

Administration générale et ressources humaines
- Gestion et classement des documents administratifs,
- Suivi des contrats, assurances, abonnements et documents de l'entreprise,
- Gestion administrative des salariés et tenue des dossiers du personnel,
- Préparation des éléments variables de paie et transmission au cabinet comptable,
- Suivi des congés, RTT, absences et arrêts de travail,
- Gestion des formalités administratives liées aux embauches et aux départs,
- Suivi des visites médicales, formations et échéances RH,
- Interface avec le cabinet comptable pour les sujets administratifs, paie et ressources humaines,
- Appui administratif à la direction et aux ingénieurs chargés d'affaires.

Expérience : 4 ans minimum à un poste équivalent au sein d'un bureau d'études ou d'un cabinet d'architecture