Assistant administratif / Assistante administrative des collectiv

La commune de Montgermont (3 907 habitants) recrute un(e) assistant(e) au service population.
Rattaché(e) au responsable du service population, vous aurez pour mission principale d'accueillir, d'orienter et de renseigner le public.
Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers
- Formalités administratives
- Instruction des dossiers de tarification sociale KORRIGO et carte SORTIR
- Recensement militaire
- Attestation d'accueil des étrangers

Constituer les dossiers liés à l'état civil
- Instruction et constitution des actes d'Etat civil
- PACS (enregistrement, conclusion et suivi)
- Gestion du suivi des actes et du transfert
- Assure la tenue administrative des actes et des registres

Gérer des réservations des salles
- Instruction et suivi des demandes
- Préparation de la commission de coordination

Gérer le Cimetière communal :
- Suivi des dossiers
- Gestion des concessions
- Accueillir et renseigner les usagers et les professionnels

Compétences
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- connaître et respecter les procédures administratives
- Accueillir le public et favoriser l'expression de la demande
- Renseigner ou orienter vers les personnes et services compétents
- Prendre des messages
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- S'adapter aux publics de cultures différentes

Qualités
- Disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).
- Avoir le goût pour le contact et l'accueil du public
- Rigueur et organisation
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Sens du service public
- être capable de gérer des dossiers très variés

Profil :
- Formation dans le domaine de l'accueil en collectivité territoriale
- Expérience similaire demandée
- Connaitre l'organisation et les compétences des collectivités territoriales
- Maîtriser le fonctionnement d'un standard téléphonique
- Connaitre la législation en matière d'état civil, de funéraire et des élections
- Connaitre et respecter les procédures administratives
- Maitriser l'informatique : Internet, bureautique, logiciels métiers
- Maîtriser les logiciels métiers Berger Levrault

Horaires de travail
Mardi 9h-12h et 13h30-18h
Mercredi 9h-12h
Jeudi 9h-12h 13h30-18h
Vendredi 9h-12h et 13h30-18h
Un samedi sur trois 10h-12h

Les personnes intéressées doivent postuler en envoyant leur candidature (cv + lettre) avant le 25 octobre 2026
Formation PREMICOL souhaitée ou expérience à l'accueil d'une mairie