Assistante administrative

L'AFAH (Association pour les Foyers et Ateliers des personnes Handicapées) gère le Centre Phocée à Marseille 14e, établissement médico-social accompagnant simultanément près de 90 personnes en situation de handicap, au sein de plusieurs dispositifs : ESPO, ESRP, UEROS, Action Jeunes et PEC.

- Gérer les dossiers administratifs des personnes accompagnées : création, mise à jour, suivi de complétude, archivage.
- Préparer et réunir les documents administratifs nécessaires en amont de l'entrée des personnes accompagnées dans le dispositif.
- Récupérer les pièces manquantes auprès des partenaires, des familles et des personnes accompagnées, et assurer les relances.
- Saisir et mettre à jour les informations dans les logiciels métiers (Ogirys, Via Trajectoire, RésidESMS, Docapost).
- Produire et actualiser les tableaux de bord (effectifs, entrées, sorties), en lien avec la secrétaire de direction.
- Assurer le lien avec les coordinateurs de parcours pour la transmission des informations relatives aux parcours.
- Assurer le suivi administratif des dossiers tout au long du parcours des personnes accompagnées (mise à jour, échéances, pièces complémentaires).
- Participer à la mise en forme et à la transmission des bilans aux partenaires et à la MDPH.
- Assurer le suivi administratif spécifique du dispositif Action Jeunes.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique en renfort si nécessaire.
- Participer à la rédaction et à la mise en forme de courriers et documents institutionnels.
- Assurer la prise de notes et la rédaction des comptes-rendus de réunion.
- Contribuer au classement, à la distribution et à l'archivage du courrier.